Registro horario obligatorio: qué exige la ley si tienes empleados en tu oficio

Qué dice la ley y desde cuándo obliga

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para exigir que todas las empresas garanticen el registro diario de jornada de sus trabajadores. La obligación entró en vigor el 12 de mayo de 2019 y sigue plenamente vigente.

La norma es clara y no hace excepciones por tamaño: si tienes a alguien contratado —aunque sea un solo empleado a tiempo parcial—, tienes que llevar el registro. No importa si eres fontanero, electricista, carpintero, pintor o instalador de climatización. Si hay relación laboral, hay obligación.

Lo que la ley exige es simple: registrar la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada trabajador, todos los días. No pide un sistema digital, no pide una aplicación homologada, no pide un formato concreto. Exige que quede constancia y que esté disponible cuando se pida.

A quién aplica y a quién no

Esto genera confusión, así que lo dejo claro de entrada: si trabajas solo, sin nadie contratado, no tienes obligación de llevar registro horario propio. La norma regula las relaciones laborales. Sin empleados, no hay relación laboral que registrar.

La obligación empieza en el momento en que contratas a tu primera persona. Y desde ese momento aplica a todos tus trabajadores: fijos, eventuales, a tiempo parcial y a tiempo completo. No hay un número mínimo de empleados a partir del cual empiece a obligar: un solo contrato ya te incluye.

Qué tiene que contener el registro

La ley no define un formato obligatorio, pero sí establece qué información mínima debe quedar registrada: la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada trabajador, cada día. El convenio colectivo de tu sector puede añadir más campos, así que vale la pena revisarlo.

En la práctica, un registro válido tiene que recoger, como mínimo, estas cinco cosas:

• ✓Identificación del trabajador: nombre y apellidos, y el DNI o número de afiliación a la Seguridad Social.
• ✓Fecha: día, mes y año de cada jornada registrada.
• ✓Hora de entrada: el momento en que empieza la jornada laboral.
• ✓Hora de salida: el momento en que termina. Si hay horas extra, tienen que quedar reflejadas aquí.
• ✓Total de horas trabajadas: la suma diaria que permite calcular si se han superado los límites del convenio o del contrato.

Algunos convenios colectivos del sector de la construcción, instalaciones o mantenimiento añaden también el registro de la obra o el centro de trabajo donde se ha prestado el servicio. Si operas en distintas obras o domicilios de clientes, puede ser útil incluir ese campo aunque no te lo exija la ley directamente: facilita la trazabilidad y evita discrepancias si un trabajador cuestiona las horas realizadas en una obra concreta.

Cuánto tiempo hay que conservarlo

La ley exige conservar los registros durante un mínimo de cuatro años. Ese plazo no empieza con la fecha de creación del documento, sino con la fecha del último registro. En la práctica significa que los registros de este año los tienes que guardar hasta 2030, como mínimo.

Durante ese tiempo deben estar disponibles para tres grupos de personas: los propios trabajadores (o sus representantes, si los hay), la Inspección de Trabajo y, en su caso, la asesoría que gestiona tus nóminas. No tienes que mandárselos, pero tienes que poder mostrarlos cuando te los pidan.

El registro en papel cumple legalmente, pero tiene el riesgo evidente de pérdida, deterioro o extravío. Una hoja Excel o un documento PDF guardado en una carpeta con copia de seguridad en la nube es más seguro y ocupa cero espacio físico. Si tienes más de un trabajador, separar los registros por persona y por mes facilita mucho la búsqueda si hay que presentarlos en una inspección.

Qué pasa si no lo llevas

No llevar el registro horario es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS). Las multas van de 751 a 7.500 euros, y el importe exacto depende de factores como el número de trabajadores afectados, la reincidencia y la gravedad de la infracción.

La Inspección de Trabajo no suele avisar antes de aparecer. Puede llegar a una obra, a tu local o a un domicilio de cliente por una denuncia de un trabajador, por un control rutinario del sector o simplemente porque tu actividad está en un sector con más vigilancia ese trimestre. En ese momento, si no tienes el registro disponible, la infracción es inmediata.

Más allá de la multa, no llevar el registro también te pone en una posición más vulnerable si un trabajador reclama horas extra no pagadas. Sin registro, demostrar que esas horas no se realizaron se vuelve considerablemente más difícil. Con registro actualizado, tienes una base documental para responder a esa reclamación.

Lo que viene en 2026: el registro digital obligatorio

El Gobierno tiene en tramitación un nuevo Real Decreto que haría obligatorio el registro horario en formato digital, prohibiendo el papel y las hojas Excel no verificables. El decreto exige sistemas con trazabilidad completa —que quede constancia de quién modificó qué y cuándo— y prevé que la Inspección de Trabajo pueda acceder a los datos en remoto.

A agosto de 2026, el decreto todavía no está publicado en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo y el Ministerio de Trabajo y Economía acordaron retomar la tramitación en septiembre de 2026. No hay fecha de entrada en vigor confirmada, aunque se habla de un margen de adaptación mayor para quien no tenga sistemas digitales ya instalados.

Lo relevante para ahora: la obligación de registrar la jornada ya existe y ya obliga. El nuevo decreto no crea la obligación, la tecnifica. Si ya llevas el registro, el salto al digital será un cambio de formato, no un cambio de hábito. Si no lo llevas todavía, empezar ahora —aunque sea en papel o en Excel— te pone en mejor posición para cuando entre en vigor la nueva norma.

Cómo cumplir sin pagar una aplicación mensual

El mercado de aplicaciones de control horario para oficios ofrece desde herramientas gratuitas hasta software de 30-60 euros al mes. Para muchos autónomos con uno o dos empleados, ese coste no se justifica: la obligación legal se cumple con un documento bien organizado, no con una app concreta.

La forma más sencilla es una hoja de cálculo con una fila por día y por trabajador, con las columnas de fecha, entrada, salida y total de horas. Si la combinas con un campo para la obra o el tipo de trabajo, tienes también una trazabilidad útil para facturar. No hace falta que sea sofisticada: tiene que ser completa, estar actualizada y guardarse de manera que puedas recuperarla cuatro años después.

Si prefieres tenerlo listo sin tener que montarlo desde cero, existe una plantilla de registro horario preparada específicamente para oficios —con las columnas correctas, el formato adecuado para Inspección y un resumen mensual automático— disponible por 19 euros, sin suscripción mensual.

En cualquier caso, lo importante es empezar. Un registro sencillo y actualizado vale infinitamente más que uno perfecto que nunca arranca.

Preguntas frecuentes sobre el registro horario en oficios

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. La normativa laboral puede tener particularidades según el convenio colectivo, el sector y la situación concreta de cada negocio. Consulta con tu asesoría para aplicar estas obligaciones a tu caso específico.

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