El CRM en Excel para autónomos que te dice a quién tienes que llamar hoy
Seguimiento de clientes, presupuestos enviados, costes y rentabilidad. En Excel y Google Sheets, sin macros, sin cuota mensual y sin aprender un programa nuevo.
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¿Te suena?
"Mandé el presupuesto hace tres semanas... ¿o fueron cinco?"
"Sé que tengo clientes que no me compran desde hace un año. No sé cuáles."
"Facturo bien. Lo que no sé es qué trabajos me dejan dinero y cuáles me lo quitan."
El problema casi nunca es conseguir clientes nuevos. Es que los presupuestos enviados se enfrían sin que nadie los persiga y los clientes de siempre desaparecen sin que te enteres. Un autónomo no pierde el trabajo: lo deja escapar por no tener dónde mirar.
¿Qué es un CRM en Excel y por qué a un autónomo le basta?
Un CRM es, simplemente, el sitio donde vive todo lo que sabes de tus clientes: quién es cada uno, qué le has presupuestado, en qué estado está y cuándo toca volver a hablarle. Los CRM de suscripción resuelven eso para equipos comerciales de diez personas, con automatizaciones, permisos e informes que un autónomo no va a usar nunca.
Si trabajas solo y llevas menos de un centenar de clientes activos, una hoja de cálculo bien montada hace el 90 % del trabajo por el 2 % del coste y sin depender de que una empresa siga existiendo dentro de tres años.
Cuándo compensa Excel y cuándo no
| Situación | Qué conviene |
|---|---|
| Trabajas solo, menos de 100 clientes activos | Excel — pago único y control total |
| Quieres tus datos en tu ordenador, no en un servidor ajeno | Excel |
| Odias aprender programas nuevos | Excel — ya sabes usarlo |
| Tienes equipo comercial y necesitáis ver lo mismo a la vez | CRM de suscripción |
| Necesitas emails automáticos y llamadas registradas solas | CRM de suscripción |
Esto es lo honesto: hay un punto en el que Excel se queda corto. Si estás en ese punto, no te vendemos nada. Si no lo estás —y la mayoría de autónomos no lo está—, pagar 40 € al mes por algo que usas al 5 % no tiene sentido.
Qué lleva dentro
- Ficha de cliente — datos, historial y última vez que hablasteis, todo en una fila
- Seguimiento de presupuestos con estado y fecha: se acabó el "¿cuándo mandé esto?"
- Avisos de seguimiento — la hoja te marca los presupuestos que llevan demasiado tiempo parados
- Costes por trabajo — lo que te cuesta de verdad hacer cada encargo
- Rentabilidad por cliente y por trabajo, calculada sola
- Resumen del mes: presupuestado, aceptado, facturado y pendiente de cobro
- Sin macros — ni avisos de seguridad, ni bloqueos, ni problemas en Google Sheets
Cómo se empieza
Descargas la versión gratuita, metes cinco clientes reales y tres presupuestos que tengas ahora mismo en el aire. En quince minutos vas a ver algo incómodo: normalmente hay dos o tres presupuestos enviados que llevan semanas sin que nadie haya hecho una llamada. Esa llamada suele pagar la plantilla completa.
Si te encaja, la versión completa añade los costes, la rentabilidad y el resumen mensual.
Empezar con la versión gratuita Ver la versión completa — 29,90 € IVA incluidoPago único · Excel y Google Sheets · Actualizaciones gratis
Preguntas frecuentes
¿Necesito saber Excel?
No. Solo rellenas las celdas marcadas y el resto se calcula solo. No lleva macros, así que no salen avisos de seguridad y funciona igual en Excel que en Google Sheets.
¿Funciona en Google Sheets y en el móvil?
Sí. Al no llevar macros, se sube a Google Drive y se abre en el móvil sin perder fórmulas. Puedes apuntar un presupuesto desde el coche.
¿Sirve para mi oficio?
Está pensada para negocios de una persona que presupuestan trabajos: reformas, instalaciones, consultoría, diseño, servicios profesionales. Si tu trabajo se factura por horas, combínala con la calculadora de precio por hora.
¿Y si ya llevo mis clientes en un Excel propio?
Mejor: ya tienes el hábito. Lo que suele faltar en un Excel casero es el estado de cada presupuesto y el cálculo de rentabilidad, que es justo lo que aquí viene montado.
¿Cuál es la diferencia entre la versión gratuita y la completa?
La gratuita trae la ficha de clientes y el seguimiento de presupuestos: suficiente para dejar de perder trabajos. La completa añade costes por trabajo, rentabilidad por cliente y el resumen mensual.
Antes de decidir
Si aún no sabes cuánto tiene que costar tu hora para que el negocio salga, empieza por ahí: es gratis y es la base de todo lo demás.